5 consejos para la gestión del tiempo en la recepción

Aleixandra Puchalt. Office anager Clínica Primitivo Roig.

La recepción de la clínica dental es un departamento con un alto componente multitarea. El continuo flujo de pacientes, el trabajo administrativo y la atención telefónica y de otros sistemas de comunicación, conllevan el desarrollo de diversas funciones multidisciplinares. Es, además, el "embudo" por el que todos nuestros pacientes pasarán dos veces durante cada una de sus visitas a la clínica, generando en ellos su primera y última impresión.

En la recepción se gestionan los aspectos económicos y las citas que comprondrán nuestra agenda clínica y de cuya correcta organización dependerá, en gran medida, que nuestra clínica consiga jornadas productivas que nos lleven a lograr la consecución de los objetivos clínicos y productivos que nos hayamos marcado.

Es por ello muy importante que las personas al frente de la misma sean profesionales con demostradas aptitudes y una actitud enérgica y proactiva. Miembros del equipo altamente involucrados, orientados a potenciar la satisfacción del paciente y los beneficios de la clínica dental.

Se conoce como Costo de Conmutación al lapso de tiempo (64") que nuestra mente necesita para volver a orientarse y recuperar el recuerdo de lo que estaba haciendo cada vez que cambiamos de tarea. Optimizar las múltiples tareas de la recepción será imprescindible si queremos conseguir un Front-Desk ágil, minimizar los errores y alcanzar una correcta gestión del tiempo. 

En este sentido, la persona al cargo de la recepción tendrá que "armarse" de herramientas que le permitan ser lo más eficiente posible:

1. PRIORIZAR
Ser capaz de jerarquizar las tareas que realiza a diario, detectando aquellas que producen mayor resultados; combinando estratégicamente lo importante con lo urgente para que no quede ninguna tarea por hacer, sin olvidar dedicar una parte del tiempo al trabajo proactivo, a la planificación y al pensamiento creativo

2. NO PROCRASTINAR 
Es decir, no postergar aquellas tareas o situaciones que menos nos agradan. Para evitarlo, será necesario hacer un trabajo personal de autoconocimiento y realizar al principio del día, o en nuestras horas "pico" (de mayor motivación), las tareas más pesadas y que menos nos motivan

3. LOTES DE ACTIVIDADES
Se trata de realizar un conjunto de tareas específicas en una franja de tiempo determinada, mecanizando así el proceso de trabajo y optimizando los tiempos de ejecución. Esta rutina nos permitirá, además, reducir los márgenes de error y la probabilidad de olvido.

4. ELIMINAR DISTRACCIONES
Los seres humanos somos capaces de realizar dos cosas al mismo tiempo, pero nos resulta imposible concentrarnos en ellas. Por eso es importante limitar el uso de móviles y otros dispositivos que distorsionen nuestra atención. Un correcto archivo que nos permita acceder fácilmente a la documentación y contar con un puesto de trabajo ordenado serán también factores determinantes.

5. PROTOCOLARIZAR
Contar con protocolos de trabajo es absolutamente necesario en todas las áreas de la clínica dental. Permiten a los equipos de alto rendimiento trabajar bajo las mismas premisas y por unos objetivos comunes. Algunos protocolos indispensables para la recepción serán: Primeras Visitas, Cobros y Facturación, Atención Telefónica, Comunicación con el Paciente, Motivación hacia la Aceptación de Tratamientos y Agenda, entre otros.

Con la aplicación de estos 5 consejos evitaremos además el efecto Zeigarnik, estudiado por la psicóloga rusa con el mismo apellido. Se trata de un mecanismo por el que nuestro cerebro tenderá a recordar con mayor facilidad aquellas tareas inacabas o incompletas que las que ya hemos realizado. Conseguiremos aumentar nuestra motivación, reduciendo el estrés incluso una vez finalizada nuestra jornada laboral. Sentiremos que hemos tomado el control y que somos más productivos.

Según un estudio de la Universidad de Loughborouh, publicado por International Journal of Information Management, revisamos el correo electrónico cada 5 minutos, tardando nuestro cerebro 64 segundos en reanudar  la tarea anterior. Es decir, desperdiciamos 1 minuto de cada 6 cada vez que consultamos el mail. 


La 42 Reunión Anual de SEOP en Castellón 2020 ya tiene fecha definitiva

Comunicado oficial del Comité Organizador de SEOP 2020:

Ante la actual situación social y económica que estamos viviendo, la Junta Directiva de la Sociedad Española de Odontopediatría y el Comité Organizador de la 42 Reunión Anual de la SEOP Castellón 2020, tras sopesar los distintos escenarios posibles, ha decidido posponer el Congreso al 2021, en las fechas 13, 14 y 15 de mayo de 2021

La Junta Directiva de la SEOP y el Comité Organizados de la 42 Reunión Anual SEOP Catellón 2020 lamentan los inconvenientes que este camnio de fecha pueda ocasionar, y esperan poder contar con vuestra importante participación en estas nuevas fechas del Congreso.  

¡Os esperamos en SEOP CASTELLÓN 2021! 
 
Para consultar el programa y obtener más información haz clic aquí


Orden en la clínica dental: la metodología de las 5S

En otras ocasiones hemos hablado del Lean Management, el sistema de trabajo cuya finalidad principal es aumentar el valor y reducir lo máximo posible el esfuerzo requerido. La aplicación de este método implica una reducción de dicho esfuerzo, así como el tiempo y la inversión económica necesarios.

Una de las herramientas más exitosas, y por ello más utilizadas, es la filosofía de las 5S. Proveniente de Japón, una de las culturas que más valora el orden, surge en los años 60 en la compañía automovilística Toyota, con el objetivo de crear y mantener un ambiente de trabajo ordenado, limpio, seguro y agradable que facilite el trabajo diario y ayude a brindar productos y servicios de calidad. Tal fue la eficacia del método que su uso se ha ido expandiendo y aplicando en otros sectores como los centros educativos, las empresas de servicios o los centros sanitarios.

El término 5S hace referencia a la nomenclatura japonesa los conceptos de los que se compone. A continuación, te explicamos en qué consiste cada uno.

1. SEIRI - Seleccionar
Consiste en la identificación y enumeración de todos los elementos de los que se dispone en la clínica (material clínico, informático, decorativo, etc.), para realizar una posterior selección y retirada de aquellos innecesarios o inútiles cuya única función en la actualidad es ocupar un espacio que puede ser reutilizado para un beneficio mayor, como disponer de más espacio o ser ocupado por otros elementos de los que sí se haga uso realmente

2. SEITON - Ordenar 
Tras la liberación del espacio en la primera S, es el momento de llevar a cabo una simplificación y clasificación de aquellos elementos que se han seleccionado, para posteriormente disponerlos de forma ordenada y encontrarlos así más rápida y fácilmente. Esto evitará emplear un tiempo innecesario en buscarlos o tener que dirigirse a otro lugar para encontrarlos

3. SEISO - Limpiar
Como su traducción indica, consiste en limpiar (y mantener limpio) todos los lugares y puestos de trabajo de la clínica (gabinetes, recepción, sala de espera, almacén, etc.), evitando el almacenamiento de polvo, suciedad y nueva acumulación de objetos innecesarios. Entre los beneficios de este paso se encuentran el bienestar del equipo humano ante un entorno de trabajo limpio, lo que se traduce en un aumento de la productividad, así como una mayor prevención de posibles accidentes laborales.

4. SEIKETSU - Estandarizar
Una vez se dispone de un entorno limpio tras la selección y eliminación, debe crearse un protocolo para que las medidas tomadas hasta este punto queden estandarizadas y sean preventivas. Si bien puede parecer que este paso debe ser el punto inicial del Lean Management, se realiza en este momento tras haber comprobado de primera mano cuál es la mejor vía para cumplir los objetivos de eliminación y limpieza y poder aplicarlo de forma directa en el futuro sin dar lugar a errores. No solo debe incluir qué hacer, sino determinar también quién es el responsable de cada área y en qué periodos de tiempo debe realizarse.

5. SHITSUKE - Mantener
Habiendo establecido el protocolo descrito en el apartado anterior se construye una disciplina, un hábito continuado que debe ser aplicado por todos los miembros del equipo. Este es probablemente el paso más difícil de todos, pero es responsabilidad del gerente o director de la clínica conseguir que se convierta en algo inherente al equipo y pase a formar parte del sistema de trabajo diario de la clínica.

Una buena gestión y ejecución de esta herramienta puede suponer un salto cualitativo en la forma de trabajar de la clínica, repercutiendo en la calidad del servicio ofrecido al paciente, con menos tiempos de espera y una mayor calidad asistencial.

En dentalDoctors apostamos por un modo de trabajo que ponga la optimización en la organización como objetivo a cumplir y mantener en el tiempo, pues se traduce en un mejor ambiente de trabajo y mayor éxito en los procesos y el rendimiento. Por que no hay nada más barato que hacer las cosas bien a la primera. 


II Módulo Edición Especial Barcelona Diploma Dirección Clínica y Gestión Odontológica

El próximo jueves 19 de marzo tendrá lugar el II Módulo de la Edición Especial del Diploma en Dirección Clínica y Gestión Odontológica en Barcelona, que incluye las siguientes sesiones:  

Sesión 4: 12-03-2020 
MARKETING EN ODONTOLOGÍA
Dr. Primitivo Roig

Sesión 5: 13-03-2020
ASPECTOS LEGALES DE LA PRÁCTICA ODONTOLÓGICA
Dr. Bernardo Perea

Sesión 6: 14-03-2020 
CALIDA, ORGANIZACIÓN Y OPTIMIZACIÓN CLÍNICA
Dr. Pepe Jabaloyes



El Dr. Primitivo Roig, ponente en SEPA Málaga 2020

Los próximos 27, 28, 29 y 30 de mayo tendrá lugar una nueva edición de la Reunión Anual SEPA (Sociedad Española de Periodoncia y Osteointegración) en la ciudad de Málaga.

El viernes 29 el Dr. Primitivo Roig participará como ponente en el Simposio Visión Estratégica con el título Nuevos modelos de gestión odontológica en los que desenvolverse ¿Cómo adaptar la gestión?, dentro del programa de SEPA Gestión. En su intervención, el Dr. Roig pondrá de manifiesto la necesidad de introducir criterios de organización que marquen una diferencia competitiva real y mejorar así la calidad del tratamiento y experiencia ofrecidos a los pacientes.

El amplio programa enfocado y dividido en diversas especialidades, tales como periodoncia, higiene, digital, interdisciplinar y gestión, comprende a más de 200 ponentes y participantes que acuden desde diversos lugares del mundo. Entre otros, contará con la presencia del Dr. Giovanni Zucchelli, el Dr. Iñaki Gamborena, el Dr. Itsvan Urban, el Dr. Guillermo Pradies, el Dr. Jacobo Somoza o la Dra. Nuria Vallcorba, entro otros.

Tras la buena acogida en 2017, la ubicación del congreso se repite. En esta ocasión, será el Palacio de Ferias y Congresos donde se acoja a los miles de profesionales de la odontología que se darán cita en esta ocasión

Para estar al día de las participaciones y cursos del Dr. Primitivo Roig entra en su página web


Inaugurada la Edición Especial del Diploma dentalDoctors en Barcelona

La Edición Especial del Diploma en Dirección Clínica y Gestión Odontológica dio comienzo el pasado jueves 13 de febrero en Barcelona. Una treintena de odontólogos y gerentes de clínicas dentales procedentes de todo el país se ha dado cita en la ciudad condal con el objetivo de mejorar la calidad asistencial hacia sus pacientes a través de una gestión clínica basada en la evidencia y perspectiva ética. 

Las tres primeras sesiones presenciales de este programa han introducido los principios de gestión odontológica y la dirección de la clínica dental, de la mano del Dr. Primitivo Roig, director del programa, así como el estudio de mercado con el Dr. Elías Casals. De este inicio del curso los alumnos han detsacado la dinámica metodología de las clases presenciales a través de las prácticas en grupo, y la cantidad de conceptos en los que ahonda el programa, así como la organización del curso. Todos ellos nos han hecho partícipes de su deseo de continuar disfrutando de su profesión a la vez que mejoran su calidad de vida y ña de sus pacientes. 

El próximo encuentro tendrá lugar a finales de este mes de marzo y los alumnos ya se encuentran trabajando y aplicando los nuevos conocimientos y herramoentas adquiridas y que dentalDoctos pone a su alcance para mejorar y optimizar la gestión de sus clínicas dentales.

El Diploma en Dirección Clínica y Gestión Odontológica está específicamente dirigido a gerentes y directores de clínicas dentales, tanto quienes ya trabajan en una como quienes planean abrirla en el futuro, y que persiguen la excelencia clínica para obtener el éxito. 


Las conversaciones como herramienta clave del marketing en la clínica dental

El marketing conversacional se centra en el valor que tienen las conversaciones como experiencia añadida en la relación con los potenciales pacientes que han mostrado, de una forma u otra, interés en nuestros productos o servicios. Esto potencia la percepción positiva en la calidad asistencial que siente que puede percibir.

Lo de toda la vida sigue de moda también en el entorno digital: poner el foco en el proceso de crear y establecer comunicaciones en tiempo real con el paciente, de forma individual y personalizada.

Alguna de las características que definen este tipo de marketing son la cercanía, la inmediatez y la personalización en la interacción con el potencial paciente. Esto se refleja en la consciencia del usuario de la disposición de los miembros de la clínica por escuchar sus necesidades y proporcionarle la respuesta más adecuada, pudiendo establecer una diferencia a la hora de decidirse por una u otra clínica.

¿Cómo implementar el marketing conversacional al plan estratégico de la clínica dental? Es necesario tener en cuenta que se conforma de una parte estratégica y una parte técnica. Aquí te dejamos algunos consejos para su aplicación en la gestión del día a día.

Chat en tiempo real
En muchas páginas web, el usuario se encuentra con una pequeña ventana a través de la cual poder hablar en tiempo real. Significa pues que un miembro del equipo, preferiblemente el personal de la recepción o quien disponga de una agenda clínica más liviana, debe incorporar esta tarea a sus funciones habituales. La eficiencia radica en gestionarlo de forma efectiva, no siendo necesario estar todo el día con la vista fija en la pantalla, si no trabajando de forma habitual. Esto es aplicable tanto a la página web como a las redes sociales, un canal cada vez más utilizado en la relación usuario – profesional

Respuesta 24/7 
Esto no implica que deba haber alguien siempre “de guardia” si no establecer una respuesta automática, lo más completa y satisfactoria posible, para aquellos usuarios que conectan con la clínica fuera del horario habitual. Alguien que pide cita a última hora del día, tendrá una percepción mucho más positiva recibiendo una respuesta que le asegure que se contactará con él a la mayor brevedad posible en lugar del silencio

Generación y recomendación de contenido 
Si bien las conversaciones son un canal bidireccional, el formato digital te permite recomendar contenido al usuario, una vez mostrado su interés en nuestros productos o servicios. Es decir, a través de los chats y mensajes en redes sociales puedes recomendar al usuario entradas relacionadas que se hayan publicado en el blog de la clínica, por ejemplo, y genera así más tráfico en la página web. En una conversación cara a cara se pierde en ocasiones la capacidad de la inmediatez en este aspecto.

Los tipos y técnicas de marketing varían y aumentan exponencialmente a pasos agigantados y es obligación de los directores y gerentes de clínicas dentales estar informados de cómo estas nuevas técnicas pueden resultar favorables para aumentar el rendimiento de la clínica y mejorar el servicio y la relación con los pacientes.

Los cursos de dentalDoctors proporcionan una formación completa sobre esta y otras temáticas y herramientas imprescindibles para una buena gestión que lleve a la clínica al éxito. Puedes consultar nuestro programa formativo aquí


Plazas agotadas en la Edición Especial del Diploma dentalDoctors en Barcelona

El próximo jueves 13 de febrero comienza en Barcelona una nueva edición del Diploma en Dirección Clínica y Gestión Odontológica de dentalDoctors. Por primera vez en su trayectoria dentalDoctors celebra una Edición Especial en Barcelona y hace varios días que las plazas ya se han agotado. Una treintena de odontólogos, directores y gerentes de clínicas dentales provenientes de todos los rincones de España se darán cita para mejorar aún más la calidad asistencial ofrecida a sus pacientes a través de la gestión odontológica.

Durante el tiempo que dura el curso, el cual se prolongará hasta el mes de julio, los alumnos realizarán ejercicios prácticos que se combinarás con sesiones presenciales, optimizando de esta manera la formación íntegra que recibirán, con herramientas de aplicación imprescindibles para el éxito de la clínica dental, como el Marketing, Gestión de Recursos Humanos, Derecho Odontológica Práctico, Gestión de Compras y Proveedores, Gestión Económica, Psicología y Comunicación Clínica, Atención al Paciente o Fidelización de la Cartera de Pacientes. 

El Diploma en Dirección Clínica y Gestión Odontológica está especialmente diseñado para todos aquellos gerentes y directores de clínicas dentales que persiguen y defienden la excelencia como medio para alcanzar el éxito, tanto si ya disponen de una como aquellos que parten de un proyecto nuevo e independiente. Todo ello desde la perspectiva ética y respetuosa con la práctica odontológica que promueve el Dr. Primitivo Roig a través de la Odontología Slow, y que lidera el programa formativo junto al equipo formativo.

Próximamente se abrirá el plazo de inscripción para la siguiente edición de este programa, que comenzará en Madrid en el mes de octubre de 2020. Puedes obtener más información a través de nuestra web o llamando por teléfono al 96.133.37.90. O si lo prefieres, puedes enviar un email a info@dentaldoctorsinstitute.com


Plazas agotadas en el 19 Curso Intensivo para el Equipo Auxiliar

Cada año, dentalDoctors celebra en el mes de marzo una edición en Madrid del Curso Intensivo en Gestión Clínica y Atención al Paciente, que ya cumple 19 ediciones. Durante los próximos 12, 13 y 14 de marzo tendrá lugar un nuevo encuentro destinado específicamente a los miembros del equipo auxiliar de la clínica dental. 

En cada curso se concentran los recepcionistas, auxiliares e higienistas provenientes tanto de las clínicas dentales que han cursado o cursan actualmente el Diploma en Dirección Clínica y Gestión Odontológica como de otras clínicasde todo el país. El objetivo de este curso es implicar a todos los miembros del equipo de forma proactiva tanto en la getsión como en la excelencia a la hora de atender al paciente, de igual forma que sus directores y gerentes de la clínica lo hacen a través del Diploma de dentalDoctors.

A lo largo de las tres sesiones se abordarán temas como la importancia de  una correcta atención telefónica, la gestión del tiempo y la agenda, la organización interna, o cómo aumentar el porcentaje de tratanmientos aceptados, entre otros, dentro de un completo y dinámico programa que ha demostrado su efectividad año tras año.

dentalDoctors prepara ya otra edición del Curso Intensivo para el Equipo Auxiliar durante el mes de junio en Barcelona. Recibirás más información a través de esta enewsletter y puedes reservar tu plaza llamando por teléfono al 96.133.37.90. 


I Módulo Edición Especial Barcelona Diploma Dirección Clínica y Gestión Odontológica

El próximo jueves 13 de febrero tendrá lugar la inauguración de la Edición Especial del Diploma en Dirección Clínica y Gestión Odontológica en Barcelona, que incluye las siguientes sesiones:  

Sesión 1: 13-02-2020 
PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN ODONTOLÓGICA
Dr. Primitivo Roig

Sesión 2: 14-02-2020
ESTUDIO DE MERCADO Y POSICIONAMIENTO
Dr. Elías Casals
DIRECCIÓN DE LA CLÍNICA DENTAL
Dr. Primitivo Roig

Sesión 3: 15-02-2020 
PROPUESTA DE VALOR
Martín Vivancos