Contar con un programa informático para la gestión del historial y agenda los pacientes permite agilizar el día a día en la clínica dental, pues se mejora el acceso directo a la información, se eliminan los inconvenientes logísticos del archivo en papel, se unifican criterios al contar con denominaciones homogeneizadas preestablecidas, se centraliza e interrelaciona la gestión clínica y económica de los pacientes, … y todo ello contribuye a acortar tiempos en la gestión y reducir márgenes de error.
Sin embargo, las ventajas de contar con un programa informático van más allá del mero día a día, y bien aprovechado puede convertirse en una herramienta muy útil de evaluación y control de la actividad en la clínica dental, pues información que ingresamos en ellos puede convertirse en una fuente de conocimiento para el director de la clínica dental en base a la cual conocer la realidad de su organización y tomar decisiones.
Así, por ejemplo, una agenda informatizada bien gestionada puede proporcionar información acumulada sobre el tipo de visitas que se reciben en la clínica, por días, semanas y meses; sobre los tiempos de espera en la atención de los pacientes; sobre el tiempo medio de ejecución de los tratamientos o sobre el índice de citas falladas.
Por lo que respecta a las fichas de los pacientes, el programa nos puede permitir conocer el perfil medio de las personas que se atienden en la clínica, en función de variables como el sexo, la edad, el origen, patologías prevalentes o cómo nos han conocido. De esta forma podremos saber si nos estamos dirigiendo al público que realmente deseábamos, en qué zonas tenemos una mayor influencia o cuál es el rendimiento que están teniendo nuestras acciones de marketing.
Cruzando la información de la agenda con la de los historiales, podemos averiguar cuál es el tiempo medio que un paciente tarda en volver a nuestra consulta y cuántas fichas podemos considerar como pacientes activos o inactivos, en función del tiempo que ha transcurrido desde su última visita.
Y respecto a la información económica, los programas informáticos permiten saber cuántos tratamientos hemos propuesto a nuestros pacientes y cuántos de éstos se han aceptado, e incluso, dividirlos por rangos económicos o especialidades.
En ocasiones, el programa informático no permitirá realizar estas consultas de forma directa, pero sí permitirá extraer la información que precisamos para, con ayuda de otras herramientas auxiliares, poder realizar los cálculos y establecer comparativas y evoluciones a lo largo del tiempo de todos estos indicadores.
De esta forma, el director de la clínica dental podrá contar con un cuadro de mando, muy útil para conocer hasta qué punto la actividad se está desarrollando según lo previsto, el grado de cumplimiento de los objetivos marcados, qué áreas pueden precisar de mejoras o qué tipo de acciones futuras conviene realizar para corregir o afianzar las tendencias detectadas.
