Front Desk Manager: más allá del mero “recepcionista”

En ocasiones se tiende a ver la popularización del uso de términos en inglés para denominar determinados cargos en el mundo empresarial y, cada vez más, también en el sector de las clínicas dentales, como una cuestión de moda, y no siempre se repara en la mayor precisión y definición que ofrece la terminología anglosajona, capaz de condensar en pocas palabras todas las responsabilidades que se esconden detrás de un puesto de trabajo.

Esto es lo que ocurre, precisamente, con la expresión “front desk manager”, que convierte al mero “recepcionista” del castellano en un gestor de procesos administrativos con repercusión directa en la buena marcha de la consulta, de los que también es responsable y que van más allá de la atención del paciente en su llegada o salida de la clínica dental. 

Obviamente, la atención del paciente es una tarea básica, ya que la persona de recepción es la primera con la que interactúan las personas que acuden a la consulta y la última con la que tienen contacto. Incluso es quien recibe en muchas ocasiones las posibles quejas y reclamaciones y quien debe dar la primera respuesta ante ellas. Todo esto, hace que el puesto de recepción sea determinante en la generación de la experiencia del paciente en la clínica dental y en este sentido, es importante contar con una persona que reúna las cualidades necesarias para desarrollar con éxito esta tarea.Sin embargo, conviene recordar esas otras responsabilidades que también se recogen dentro de este puesto y que encuentran su mejor encaje dentro de la coletilla de “manager” que nos ofrece el inglés. Estas funciones o tareas son, entre otras, las siguientes:

  • La gestión de la agenda clínica, de la que depende en buena medida la generación o no de retrasos innecesarios en la atención a los pacientes.
  • La gestión de los cobros, el seguimiento de los impagos, el cierre de caja diario y la emisión de facturas, tareas imprescindibles para garantizar la salud económica de la organización.
  • El mantenimiento y actualización de las fichas de los pacientes, tanto en lo que respecta a los datos de filiación y económicos, como en lo referente a las entradas clínicas que son las que determinarán qué tratamientos se han realizado y por tanto deben ser cobrados, y que deberían ser actualizadas antes de que el paciente salga de la consulta.
  • La ejecución de las acciones de recall de acuerdo con la periodicidad y protocolos establecidos.
  • Crear, con su actitud y energía, un ambiente positivo y agradable ya en la entrada de la clínica; un ambiente que será percibido por los pacientes y que les presdispondrá positivamente durante su estancia en la consulta. 
Y, adicionalmente,

  • Coordinar y gestionar la realización de eventos y visitas, ya sean organizadas por la propia clínica dental o en colaboración con otras entidades.
Así pues, si bien no es necesario cambiar el nombre de los puestos dentro de la clínica dental para adaptarlos al inglés, sí puede ser conveniente recordar la denominación anglosajona para alcanzar una concepción más amplia  y entender la necesidad de profesionalizarlo como puesto administrativo propio dentro de la clínica dental, que aunque interrelacionado con el área clínica, debería ser independiente de la misma.