La base de todo buen sistema de gestión es el análisis constante de cuanto ocurre en la organización a fin de comprobar el nivel de cumplimiento de los objetivos marcados, detectar posibles anomalías y aplicar las medidas correctoras necesarias. Este método, denominado de Mejora Continua, requiere del conocimiento veraz de lo que ocurre en el seno de la organización, pues sólo sobre la base de este conocimiento es como se pueden planificar y desarrollar estrategias que permitan gestionar correctamente. Pero ¿cómo se obtiene este conocimiento?

Una clínica dental genera diariamente gran cantidad de DATOS, tales como número de pacientes atendidos, tratamientos realizados, materiales utilizados, presupuestos presentados y aceptados,…  Datos que no sirven de nada si no se contextualizan, categorizan, corrigen o agregan a otros. Es decir, si no se procesan para convertirlos en INFORMACIÓN, para que comuniquen.

Y si, además, esta información se analiza, se compara con otros elementos o periodos temporales, se usa para predecir consecuencias y se aplica, entonces se convertirá en CONOCIMIENTO. Conocimiento acerca de lo que está ocurriendo, de la evolución de unos y otros parámetros, de las tendencias que se están estableciendo, de la existencia de problemas o desviaciones y de la necesidad de establecer cambios. En definitiva, todos aquellos parámetros necesarios para llevar a cabo una gestión eficiente de la clínica dental.

En 1980, el arquitecto Michael Cooley condensaba esta teoría de la siguiente manera: «Los datos, organizados y empleados debidamente, pueden convertirse en información. La información, absorbida, comprendida y aplicada por las personas, puede convertirse en conocimientos. Los conocimientos aplicados frecuentemente en un campo pueden convertirse en sabiduría, y la sabiduría es la base de la acción positiva» (Architect or bee?  The human/technology relationship, 1980).

Para desarrollar el proceso que para Cooley culmina con la “sabiduría”, todo director clínico necesita establecer en primer lugar qué indicadores necesita conocer para evaluar correctamente su organización, a fin de establecer los datos que le interesa recoger y medir, y cuáles son los objetivos parciales y globales que se marcan para cada ítem, pues sólo de este modo podrá concluir si las decisiones y acciones que está llevando a cabo están siendo efectivas.

Una tarea que aunque a priori pueda parecer complicada, una vez puesta en práctica y descubiertas las ventajas de su aplicación, se convierte en una herramienta de gestión de la que ya no resulta fácil prescindir.