Una sala de no espera
El tiempo es un recurso preciado y valorado por todos que conviene administrar y gestionar debidamente. En un sector como la Odontología, la optimización de los resultados dependerá en gran medida de la planificación y el correcto manejo de la agenda, influyendo directamente en el equipo y los propios pacientes. En este sentido, la sala de espera se convierte en un embudo paz de medir la eficiencia en la clínica dental.
Conseguir una agenda ideal es siempre complicado pues se trata de un documento “vivo”, muy variable y afectado por muchos factores tanto internos como externos. Pero existen protocolos de gestión diseñados por dentalDoctors que nos ayudarán a encauzarla y que podrás descubrir en el XV Diploma en Dirección Clínica y Gestión Odontológica.
Canalizar correctamente todos los recursos aportará el sentido adecuado a la sala de espera. Una estancia tan temida para los pacientes como el propio gabinete, que puede convertirse en el primer estímulo positivo o el primer freno hacia su experiencia final, según el uso que reciba. Y es que debe convertirse en un lugar de paso, nada más que eso, donde los pacientes tengan el tiempo justo para consultar el teléfono móvil por última vez al tiempo que reciben los impactos de marca y los mensajes que la clínica desee trasmitir.
Una inadecuada administración del tiempo reverbera directamente en la productividad de la clínica y en la frustración del personal, que se verá desbordado por la acumulación de tareas, el creciente aumento de personas en la sala de espera y la sensación de no aprovechar bien el tiempo del que disponen. Incrementar el estrés en el equipo y facilitar la tensión en el ambiente de trabajo es la antesala de un aumento de errores y una atención negativa en el servicio que se ofrece a los pacientes.
La gestión del tiempo requiere disciplina, compromiso y organización por parte de los profesionales, pero también de los propios pacientes, que deben percibir esa conciencia del valor del tiempo en la clínica dental. Sólo así darán la importancia que se merece los horarios marcados en las citas, facilitando el cumplimiento de los horarios estipulados en la planificación diaria
Asignar a cada tarea el tiempo que realmente necesita es el primer principio básico en materia de gestión del tiempo y del control financiero de los tratamientos ofrecidos. Es fundamental evitar este error primario, fácilmente detectable en cuanto la sala de espera se convierte en el primer problema a solventar sin haber llegado a comenzar el trabajo dentro de la boca.
Una forma de calibrar la satisfacción de los pacientes en los diferentes procesos por los que pasan en la clínica dental es recurrir a sus propias opiniones. Ellos son los verdaderos destinatarios de los servicio y por tanto la razón de ser de la clínica dental. Conocer sus opiniones constituye siempre una valiosa fuente de información para mejorar la gestión interna.
El retraso en una cita tendrá una consecuencia en el cumplimiento de la planificación realizada para ese día, de modo que se verán afectados otros tantos pacientes. Los contratiempos son incontrolables, pero es importante manejar correctamente esas situaciones mediante protocolos que permitan tomar las medidas necesarias a tiempo. Siempre será mejor suspender una cita que provocar un retraso globalizado que incida en toda la agenda e incluso en la calidad del servicio ofrecido. Por tanto, recuerda que en la sala de espera… ¡no se espera!